Hur motverkar vi oseriösa strategiska anbud?
Att erhålla bra, låga priser är inte ett problem utan ofta något som eftersträvas av köpare. Men om de lämnas för att manipulera utvärderingen i en upphandling, eller till priser som anbudsgivaren inte avser leverera enligt, då blir det ingen bra affär för köparen. Detta är ett problem inte minst i upphandlingar av ramavtal gällande konsulter.
Vad kan myndigheter göra för att minska riskerna för oseriösa strategiska anbud i konsultupphandlingar? Några idéer:
• Verklighetsbaserad utvärdering. Utvärderingsmodellen ska vara baserad på verkligt nyttjande så att det inte lönar sig att underprissätta vissa tjänster med spekulation om att dessa inte kommer avropas i större mängder.
• Uppdelning i delar. Om varje del enbart omfattar en typ av tjänst, försvinner anledningen till underprissättning. Utmaningen är både att utvärderingen kan bli omfattande och att avtalen kan bli många.
• Ramavtalsupphandling med utvärdering på andra kriterier än pris – kan fungera bra vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning där priset lämnas först vid det aktuella uppdraget/avropet.
• Minimipris. Genom att ange att priser under ett visst värde kommer ersättas av ett minimipris vid anbudsutvärderingen minskar incitamentet till osunt låga priser. Detta kräver naturligtvis en noggrann analys av var en sådan nivå ska ligga.
• Genomtänkt avtalsformulering. Detta kan, beroende på kontrakt, t ex innebära:
• Tydligt att leverantören ska leverera till erbjudna priser
• Ersättningskonsult till samma pris om erbjuden konsult är otillgänglig
• Enkel och tydlig hantering av bristande leverans
• Aktiv avtalshantering
• Kontroll av att avtalade tjänster erbjuds vid avrop
• Verkställande av incitament, viten, vid utebliven leverans
• Uppföljningsmöten med ansvariga hos leverantören
• Skriftliga varningar vid utebliven leverans
Noteras kan att enligt de domar som kommit från Svenska domstolar är bevisbördan omfattande om köparen vill ta bort ett anbud p g a orimligt lågt anbud. EU-domstolen har inte ställt lika hårda krav i de fall som avgjorts där.
Vill du veta mer om vad du praktiskt kan göra för att motverka osund strategisk budgivning i konsultupphandlingar, passa på att anmäla dig till AffärsConcepts utbildning om upphandling av konsulttjänster 15 november i Stockholm. Läs mer och anmäl dig på http://www.affarsconcept.se/upphandling-av-konsulttjaenster.aspx.